Dokonalejší správa obsahu pomocí CMS

Článek přebrán s laskavým svolením ze stránek Symbio.cz.

Pro většinu z vás není asi novinkou, že obsah vaší internetové prezentace můžete měnit vlastními silami, aniž byste k tomu museli umět takové prezentace vytvářet. Slouží k tomu nástroje, kterým se souhrnně říká systémy pro správu obsahu, či nepřesně ve zúženém významu redakční systémy. Je pravděpodobné, že podobnou aplikaci používáte na svých stránkách také. Jedná se však o plnohodnotný a efektivní nástroj? Podívejme se, co všechno můžete od kvalitního systému pro správu obsahu
očekávat.

Máte-li rozsáhlejší prezentaci, jistě víte jak je náročná její údržba. Nemusím připomínat, že pro návštěvníka stránek je velice důležité aby obsah prezentace byl aktuální, zajímavý a přesný. Web se zastaralým nebo dokonce chybným
obsahem je pak nejen zbytečný, ale vyvolává i dosti negativní obraz o dané firmě. Často se lze setkat se starými telefonními čísly, špatnými kontakty nebo neplatnými ceníky. Příčiny mohou být různé:

  • nezájem o webovou prezentaci
  • podceňování významu webové prezentace
  • komplikovanost nebo náročnost správy webu
  • velký počet stránek, které webmaster nestíhá spravovat

První dva případy není třeba komentovat. Ve druhých dvou by bylo vhodné situaci zhodnotit a zvážit koupi některého z nástrojů, který by správu webu usnadnil. Jak už jsme si řekli, nemusí být v současnosti publikování informací na webu zdlouhavý proces, který si vyžaduje znalost HTML. K dispozici jsou aplikace, které dokáží převést dokumenty do HTML za vás. Jejich publikování na webu pak zachovává jednotný vzhled stránek. Autor se tak může plně soustředit na obsah bez toho, aby musel něco vědět o tvorbě WWW stránek.

Co je CMS?

CMS je zkratka anglického výrazu Content Management System, neboli systém pro správu obsahu. Dnes se běžně užívá také zkratka WCM z anglického Web Content Management a značí tu část CMS, která přímo souvisí s publikováním na webu. CMS slouží totiž kromě zveřejňování informací na internetu i ke správě firemních dat, např. e-mailových adres klientů. S
takovým nástrojem je potom hračka rozeslat všem klientům e-mail oznamující nový výrobek, slevu či jinou akci. Jediná správná definice CMS vlastně neexistuje a rovněž nároky uživatelů jsou značně odlišné. Některým stačí možnost vkládat na web pouze novinky, jiní očekávají i správu firemních dokumentů, multimédií nebo dokonce softwaru. Neexistuje ani žádný standardní systém, který by splňoval všechny požadavky. V tomto článku se budeme věnovat hlavně možnosti publikování
na webu a správě firemních webů, tzn. oblasti středně rozsáhlých WCM či CMS.

Jak funguje CMS (WCM)?

Nejdůležitejší věc, kterou
přinesly aplikace CMS pro publikování na webu, je oddělení grafické úpravy a obsahu. Obsah stránek je uložen v databázi, kdežto grafická úprava a struktura stránek jsou uloženy zvlášť v šablonách. Šablony jsou vzorové HTML dokumenty, do kterých se vkládá na předem označená místa obsah z databáze.

Drtivá většina CMS se skládá z částí,
tzv. modulů. Po přihlášení do CMS si vyberete modul, prostřednictvím kterého vložíte váš článek nebo informaci (např. modul volná místa, modul novinky atd.). Samotný článek přitom může být vytvořen mimo CMS nebo v editoru, který bývá součástí CMS. Obsah článku se po uložení (publikaci) naplní do šablon a zobrazí návštěvníkům stránek. Výhodou šablon není jen to, že zaručují stejný vzhled všech stránek, ale
významně také zjednodušují údržbu webu. Když je třeba provést úpravu na všech stránkách, např. výměna loga, stačí ji provést v jedné šabloně namísto úpravy všech stránek. Některé CMS umožňují zobrazovat stejný obsah přes různé šablony a tak ho publikovat v různých formátech. Lze tak provozovat kromě standardní HTML verze i verze pro přenosná zařízení či exportovat data do XML pro další zpracování.

Jak Vám může CMS pomoci?

Hlavní benefity nasazení kvalitního CMS lze vymezit na základě nejčastějších problémů při správě a aktualizaci WWW stránek:

  • obsah webu je neaktuální/nepřesný,
  • nekonzistentní design nebo navigace stránek,
  • nemáte vlastního správce webu, ale přesto chcete vlastními silami komunikovat jeho prostřednictvím se zákazníky a partnery,
  • máte vlastního webmastera ale ten je přetížen požadavky na aktualizaci stránek,
  • lidé mají problém najít na stránkách požadované informace,
  • autoři nebo přispěvovatelé webu občas náhodně přepíší obsah nebo soubory,
  • autoři si nemohou připravit obsah dopředu aby se zobrazil v zadaném čase,
  • nedá se zabezpečit přístup k obsahu podle uživatelských práv,
  • marketingoví a produktoví manažeři nemohou přizpůsobit obsah pro klienty a partnery,
  • pracovníci ve firmě se nepodílejí na publikování obsahu webu.

CMS
jako takový ovšem nepředstavuje řešení obsahu webu. Nedokáže sám o sobě zaručit, že jsou údaje na stránkách aktuální. Na to je třeba systematická práce pracovníků. CMS je však nástroj, který tuto práci značně ulehčí a zrychlí.

Požadavky na CMS

Před
rozhodnutím jaký CMS je vhodné nasadit na Váš web je podstatné si ujasnit, co chcete a co můžete od systému očekávat. Následující vlastnosti tvoří základ, který by měl CMS systém nabízet:

  • Decentralizovaná správa obsahu musí umožnit více pracovníkům aktualizovat web. Plnění webu nebude záležitostí jednoho člověka, ale budou ho plnit přímo pracovníci firmy.
  • Publikování bez znalosti HTML
    – i pracovníci bez zvláštních počítačových znalostí by měli být schopni
    publikovat. Znalost HTML by při práci s CMS neměla být nutná. Součásti
    CMS je většinou i jednoduchý HTML editor, který umožňuje snadné
    editování textů podobně jako v bežném textovém editoru.
  • Přístupová práva a autentifikace rozdělí správu webu mezi více uživatelů. Někdo může mít práva jen na přidávání článků, někdo může měnit celý web.
  • Přístup přes webový prohlížeč
    zaručí, že půjde stránky spravovat odkudkoliv, kde je připojení k
    internetu. Nemusí se instalovat žádné speciální aplikace. Funkcionalita
    občas může záviset na typu a verzi prohlížeče.
  • Proces publikování
    je u zpravodajských serverů velice důležitý. Články by měli projít
    redakčním cyklem, tj. autor napíše článek, redaktor ho zkontroluje a
    upraví a šéfredaktor rozhodne o jeho uveřejnění.
  • Možnost náhledu je pomůckou pro uživatele, aby si mohl ověřit, jak bude článek vypadat na webu.
  • Indexování a vyhledávání je nevyhnutelná součást systému pro správu velkých webů. Kvalitní vyhledávání je důležité především pro návštěvníky stránek.
  • Personalizace
    umožňuje individuální zobrazení webu pro různé návštěvníky. Také se
    využívá při komunikaci s klienty, např. pro dosazení oslovení v
    hromadných e-mailových zprávách.
  • Export do jiných formátů
    umožňuje dostat obsah ze systému a zpracovávat jej v jiných (např. MS
    Excel apod.). U větších či moderních webů by měl systém podporovat
    možnost publikace pro systémy WAP, a PDA. Samozřejmostí je export dat
    do formátu XML.
  • Propojení s e-commerce systémy bývá obvyklé u profesionálních CMS. Systém by měl být otevřený a umožnit spolupráci s jinými aplikacemi.
  • Uchovávání verzí obsahu je možností jak se vrátit k předchozím verzím obsahu.

Naprogramovat, koupit nebo pronajmout?

Otázka naprogramování, nákupu či pronajatí CMS patří k těm nejtěžším v IT oddělení. Všechny možnosti mají své výhody a nevýhody.

Naprogramovat

Výhoda
vlastního systému je, že bude fungovat přesně podle vašich představ.
Jeho podoba není omezená jako u kupovaného produktu. Vyvinout vlastní
CMS je však složitý a dlouhodobý úkol. Samotnou přípravou a
naprogramováním celý proces pouze začíná. Problémy se obvykle ukáží až
časem a jakákoliv změna si vyžádá další vývoj. Proto je třeba ihned
počítat s vývojem dalších verzí a nelehkými opravami chyb. Vlastní CMS
bývá ideální zejména pro menší a střední prezentace.

Koupit

Výhody
kupovaného (někdy se uvádí pojem “krabicového”) řešení jsou zřejmé.
Zákazník získává vyzkoušený a otestovaný produkt, u něhož lze očekávat
minimální výskyt chyb. Řešení je k dispozici ihned a není třeba na něj
čekat. Hlavní nevýhodou je komplikované přizpůsobení specifickým
požadavkům. Tyto případy si obvykle vyžádají další vývoj a také čas.
Nevýhodou u větších CMS je také cena a v některých případech náročnější
obsluha. Koupit osvědčený systém se zpravidla vyplatí pro velké weby.

Pronajmout

Pronajmutí
systému pro správu webu je v podstatě služba typu ASP (Application
Service Providing). Jedná se o případ, kdy pronajímatel provozuje
aplikaci na svém serveru a většinou balík služeb zahrnuje také
webhosting, zálohování, hotline apod. Náklady na pronájem jsou menší
než na koupi, instalaci a implementaci kupovaného produktu nebo vývoj
vlastního. Ne všechny weby se však hodí na správu na pronajatých
systémech. ASP řešení se například nevyplatí na správu extranetu, kde
je většina obsahu generována z firemního systému.

Kombinace naprogramování a koupě

Kromě
výše uvedených variant existují také systémy, které spojují výhody
individuálně naprogramovaných a nakupovaných aplikací. Jejich podstata
tkví v předpřipravených komponentách, jejichž provedení umožňuje velice
rychlé a relativně levné přizpůsobení potřebám klienta. Mezi takové CMS
se řadí např. OrangeGate od SYMBIA.

Rady pro výběr

Požadavky
na CMS jsou pro každého různé. Systém by vždy měl dodržovat dříve
zmíněné základní vlastnosti. Při hledání vhodného CMS je třeba
respektovat specifické požadavky firmy. nenaleznete-li vhodný CMS
můžete se pustit do vývoje vlastního nebo vyzkoušet kombinované řešení.
Pokud hledáte již hotový produkt, pak je třeba věnovat pozronost
následujícím charakteristikám:

  • operační systém (Windows, Linux, …),
  • typy uživatelů (administrátor, autor, …),
  • čas implementace,
  • integrace s jinými produkty,
  • specifické moduly,
  • licence a ceník.

V
podstatě se jedná o tentýž postup, jako u jiného softwarového produktu.
Tzn. nezapomeňte se podívat po referencích, partnerech, kontaktech na
zákazníky, manuál apod. Důležité je pořádně si přečíst licenci a
zjistit, zda je v ceně i školení a technická podpora. Někdy při výběru
rozhoduje i lepší uživatelské rozhraní.

Závěr

Oblast CMS
se neustále vyvíjí a proto nelze předpovědět, jak budou v budoucnu
systémy vypadat. V současnosti se CMS soustředí spíše na práci s
obsahem webu. Publikace je pak záležitostí samostatné aplikace. Jasný
trend lze také pozorovat v používaní formátu XML, z něhož lze dále
generovat nespočetně dalších formátů (HTML, PDF, PostScript, …).

Přeji vám při výběru vhodného CMS hodně štěstí a hlavně co nejméně problémů.